In der Assistenz klar und wirksam kommunizieren. Interview mit Manuela Haselsteiner und Natalie Payer

Business Circle: Sehr geehrte Frau Haselsteiner, sehr geehrte Frau Payer, „klare Kommunikation“ klingt nach einer Selbstverständlichkeit. Trotzdem scheitern Gespräche. Was macht ein Gespräch herausfordernd? Sind es Inhalte oder Emotionen?

Manuela Haselsteiner & Natalie Payer: In unserer Erfahrung scheitern Gespräche selten am Inhalt allein. Viel häufiger sind es Emotionen, unterschiedliche Wahrnehmungen und Interpretationen, die Missverständnisse entstehen lassen. Was für eine Person völlig klar erscheint, kann beim Gegenüber ganz anders ankommen. Jeder Mensch bringt seine eigenen Erfahrungen, Erwartungen und Sichtweisen mit. Kommen dann noch Emotionen hinzu, tritt die eigentliche Sache oft in den Hintergrund. Deshalb ist ehrliches Nachfragen und echtes Zuhören oft der Schlüssel zu mehr Klarheit.

BC: Daran anschließend: Ist Gesprächsführung vor allem eine Frage der richtigen Technik? Oder ist das zu einfach gedacht?

Haselsteiner / Payer: Kommunikationstechniken sind wertvolle Werkzeuge und können schwierige Gespräche deutlich erleichtern. Entscheidend ist jedoch die Haltung dahinter. Empathie, Wertschätzung, echtes Interesse am Gegenüber und die Bereitschaft, gemeinsam eine Lösung zu finden, machen den Unterschied. Die beste Technik wirkt wenig, wenn diese Grundhaltung fehlt.

BC: Besonders heikel werden Gespräche dort, wo Machtungleichgewichte bestehen, etwa zwischen Assistentin und Chef. Wie kann man Klartext sprechen, ohne die eigene Position zu gefährden?

Haselsteiner / Payer: Gerade in solchen Situationen hilft es, innerlich einen Schritt zurückzutreten und sich nicht von Emotionen leiten zu lassen. Wer die Sache in den Mittelpunkt stellt und das gemeinsame Ziel im Blick behält, kann auch kritische Themen klar und respektvoll ansprechen. Klartext bedeutet nicht Konfrontation – vielmehr geht es darum, Anliegen sachlich und lösungsorientiert zu formulieren.

Offenheit endet oft gerade dort, wo Veränderung notwendig wäre

BC: Viele Unternehmen behaupten, sie würden eine „offene Feedback-Kultur“ pflegen. Aus Ihrer Erfahrung: Wie oft wird das wirklich gelebt und wie oft ist es nur ein Schlagwort?

Haselsteiner / Payer: Viele Unternehmen bemühen sich um eine offene Feedback-Kultur, doch in der Praxis erleben wir oft, dass Feedback vor allem in eine Richtung willkommen ist. Lob wird gerne angenommen, konstruktive Kritik hingegen stößt nicht selten auf Widerstand. Aussagen wie „Dafür haben wir keine Ressourcen“ oder „Das haben wir immer schon so gemacht“ zeigen, dass Offenheit dort endet, wo Veränderung notwendig wäre. Eine echte Feedback-Kultur bedeutet jedoch, unterschiedliche Perspektiven als Chance zur Weiterentwicklung zu sehen.

BC: Was raten Sie Menschen, die in Besprechungen oder Verhandlungen nicht sachlich kritisiert, sondern persönlich angegriffen werden?

Haselsteiner / Payer: Persönliche Angriffe lösen verständlicherweise starke Emotionen aus. Umso wichtiger ist es, sich einen Moment Abstand zu verschaffen und nicht impulsiv zu reagieren. Eine klare, respektvolle Abgrenzung hilft dabei, die Gesprächsebene wieder auf die Sache zurückzuführen. Wer sich nicht in den Angriff hineinziehen lässt, behält die eigene Handlungsfähigkeit.

BC: Gibt es Gesprächspartner, bei denen Deeskalation schlicht nicht funktioniert? Und was macht man dann?

Haselsteiner / Payer: Ja, solche Situationen gibt es. Manche Menschen suchen bewusst die Konfrontation oder sind in einem Moment nicht bereit für einen konstruktiven Austausch. Dann ist es wichtig zu erkennen, dass erfolgreiche Kommunikation immer die Mitwirkung beider Seiten braucht. In solchen Fällen kann es sinnvoll sein, das Gespräch wertschätzend zu beenden, zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen oder eine neutrale Vermittlung hinzuzuziehen.

BC: Kommuniziert man mit männlichen Vorgesetzten anders als mit weiblichen oder sind die Unterschiede innerhalb der Geschlechter mittlerweile größer als zwischen ihnen? Und welche Kommunikationsfehler machen Frauen besonders häufig und welche Männer?

Haselsteiner / Payer: Wir erleben Kommunikation weniger als Geschlechterfrage, sondern vielmehr als Frage von Persönlichkeit, Haltung und gegenseitigem Respekt. Menschen, die wertschätzend kommunizieren und an einer guten Lösung interessiert sind, tun dies unabhängig vom Geschlecht. Gleichzeitig beobachten wir, dass Frauen ihre Anliegen oft vorsichtiger formulieren, während Männer häufiger sehr direkt kommunizieren. Beides kann je nach Situation Vor- und Nachteile haben. Entscheidend ist, den eigenen Kommunikationsstil bewusst einzusetzen und flexibel auf das Gegenüber einzugehen.

BC: Und zum Schluss: Wenn Sie den Teilnehmerinnen der SUCCESS nur einen einzigen Tipp für schwierige Gespräche mitgeben könnten, welcher wäre das?

Haselsteiner / Payer: Versuchen Sie, das Gesagte nicht sofort persönlich zu nehmen. Wer das gemeinsame Ziel im Blick behält und neugierig bleibt, was hinter den Aussagen des Gegenübers steckt, schafft die Grundlage für einen konstruktiven Dialog. Oft verändert sich ein Gespräch bereits dann, wenn wir aufhören, gegeneinander zu argumentieren, und beginnen, einander wirklich zuzuhören.

BC: Sehr geehrte Frau Haselsteiner, sehr geehrte Frau Payer, wir danken Ihnen für dieses Gespräch und freuen uns schon sehr auf Ihren Live-Auftritt auf der Success!

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