Stolperfallen und Learnings bei der Einführung eines CLM Tools: Interview mit Claudia Hawle, TÜV SÜD

Business Circle: Sehr geehrte Frau Hawle, eingangs etwas Persönliches: Sie sind Head of Corporate Legal Operations& Technology bei TÜV SÜD, was waren Ihre wichtigsten Meilensteine auf diesem Weg?

Claudia Hawle: in meinem persönlichen Fall waren wichtige Meilensteine:

• Meine Zeiten im Finanzbereich bildeten eine sehr gute fachliche Grundlage.

• Meine Jahre im Projektmanagement bei Airbus lehrten mich die Grundlagen, aber auch die Kunstgriffe des Projektmanagements.

• Viele Jahre jedoch verbrachte ich im Internal Audit bei Airbus und TÜV SÜD. Da lernte ich verschiedenste Prozesse im Unternehmen von allen Seiten kennen. Ich lernte es, diese Prozesse zu verstehen, dazu die richtigen Fragen meinem Gegenüber zu stellen und mit den verschiedenen Stakeholdern effizient und empathisch wertschätzend zu kommunizieren.

Ich war wie eine Wandlerin zwischen den Welten, zwischen den verschiedenen Funktionen im Unternehmen. Meine Neugier ließ mich über den Rand schauen und oft was Neues ausprobieren – getreu dem Motto „jeden Tag ein bisschen besser, einen Schritt vor den anderen setzen, nie stehen bleiben.

BC: Unterschiedliche Teams sprechen oft unterschiedliche „Sprachen“: juristisch, technisch, prozessual. Welche Kommunikationsstrategien und -methoden haben sich für Sie bewährt, um Missverständnisse zu vermeiden und ein gemeinsames Verständnis der Projektziele zu etablieren?

Hawle: In Projekten mit interdisziplinären Teams setze ich auf drei bewährte Strategien:

• Gemeinsame Sprache schaffen: Ich übersetze komplexe juristische, prozessuale aus dem Projektmanagement oder technische Begriffe in klare, verständliche Sprache. Ich nutze gern die Visualisierungen wie Prozessdiagramme oder einfache Beispiele, um alle einzubinden und abzuholen.

• Frühe Alignment-Workshops: Zu Beginn eines Projekts organisiere ich kurze Sessions, in denen wir Ziele, Rollen und Erwartungen gemeinsam definieren. Das verhindert Missverständnisse und schafft ein einheitliches Verständnis. Das ist oft der erste gemeinsame Aufschlagpunkt, um die Sprache des Gegenübers kennenzulernen.

• Kontinuierliche Kommunikation: Ich arbeite mit regelmäßigen Check-ins, Projektstatus-Meetings auch als Tools des Projektmanagements oder auch digitale Kollaborationsplattformen, um Transparenz sicherzustellen. Dabei achte ich auf aktives Zuhören, ich stelle oft Rückfragen, um mein Gegenüber korrekt zu verstehen und Feedback-Schleifen, um unterschiedliche Perspektiven einzubeziehen. Die Methode des Sender-Empfänger-Kommunikationsmodells lässt sich gut einsetzen.

Mein Ziel ist immer, Brücken zwischen den Fachabteilungen oder den unterschiedlichen Disziplinen im Unternehmen durch die „Sprache“ zu bauen. Ich will eine Kultur der Klarheit und Zusammenarbeit fördern.“

BC: Es wird immer wieder einmal behauptet, Frauen seien weniger technikaffin. Auch wenn das nur ein Vorurteil ist, kann es dazu führen, dass Frauen sich nicht trauen, also eher eine Frage des Mindsets. Was ist dagegen zu tun?

Hawle: Vorurteile wie dieses sind falsch UND auch gefährlich, denn sie verstärken den Selbstzweifel. Frauen neigen öfter zu Selbstzweifeln als Männer. Aus meiner Sicht gibt es drei wirksame Hebel:

• Mindset stärken: Frauen ermutigen, Technologie als Chance zu sehen, nicht als Hürde. Das gelingt durch Vorbilder, Mentoring und eine Kultur, in welcher Fragen erlaubt und erwünscht sind. Fragen ermöglichen es uns, sich weiterzuentwickeln und dazu zu lernen.

• Zugang erleichtern: Niedrigschwellige Lernangebote, praxisnahe Trainings und Communities, in denen Wissen geteilt wird, bauen Hemmschwellen ab. Anfangs fühlte ich mich in der Legal Tech Umgebung in Deutschland sehr allein und fremd. Durch die Suche nach Gleichgesinnten sowie den regen und wertvollen Austausch mit diesen Menschen, habe ich immens gelernt, meinen Horizont erweitert und mich auch mehr an „die Technik“ getraut.

• Bias aktiv adressieren: Vorurteile oder aus der anderen Perspektive betrachte ist es manchmal „Angst vor Neuem“ – diesen Bias adressiere ich gern ganz direkt. Bei mir selbst & bei Anderen. Als Führungskräfte müssen wir Vorurteile und die Angst vor etwas Neuem klar benennen und dies dann abbauen – durch Sprache, durch inklusive / heterogene / interdisziplinäre Projektteams und durch die klare Botschaft: Technikkompetenz ist keine Frage des Geschlechts, sondern der Neugier und des „sich-trauens“.

Mein Ansatz: Räume schaffen, in denen Frauen sich sicher fühlen, Neues auszuprobieren – und sichtbar machen, dass technologische Kompetenz ein Schlüssel für Zukunftsfähigkeit ist.“

BC: Veränderungsprozesse scheitern selten an der Technik, sondern an der Akzeptanz. Wie holen Sie das gesamte Team ins Boot – inklusive der Skeptiker?

Hawle: Akzeptanz entsteht nicht durch Technik, sondern durch Vertrauen und Beteiligung. Mein Ansatz basiert auf drei Prinzipien:

• Frühzeitige Einbindung: Ich hole alle Stakeholder – auch Skeptiker – von Anfang an ins Boot, indem ich ihre Perspektiven ernst nehme und aktiv einbeziehe. Das schafft Ownership statt Widerstand. Und manchmal sind die größten Kritiker die wertvollsten Feedbackgeber und Tester einer neuen Technik oder eines neuen Systems.

• Transparenz & Nutzen klar machen: Ich kommuniziere nicht nur das „Was“, sondern vor allem das „Warum“ und den konkreten Mehrwert für jede Rolle. Wenn Menschen den Nutzen verstehen, steigt die Bereitschaft zur Veränderung.

• Change Champions & Quick Wins: Ich identifiziere Multiplikatoren im Team, die als Vorbilder wirken, und setze auf kleine, sichtbare Erfolge, um Vertrauen aufzubauen und Momentum zu schaffen.

Mein Ziel: Veränderung als gemeinsames, interdisziplinäres Projekt gestalten – nicht als verordnete Maßnahme.

Den Erfolg messbar machen

BC: Erfolgsbewertung ist ein Kernpunkt moderner Legal Operations. Nach welchen Kriterien messen Sie den Nutzen des CLM-Tools und der KI-Komponenten – und ab wann zeigen sich typischerweise erste Effizienzgewinne oder Kosteneffekte?

Hawle: Wir messen den Nutzen eines CLM-Tools anhand klarer, quantitativer und qualitativer Kriterien:

• Effizienzkennzahlen: Verkürzte Durchlaufzeiten für Vertragsprozesse im Bereich der juristischen Tätigkeit, reduzierte manuelle Schritte in der täglichen Arbeit mit juristischen Dokumenten und eine höhere Automatisierungsquote.

• Schnittstellen: Das CLM-Tool muss eine Vielzahl technischer Schnittstellen bieten, damit wir das Tool kontinuierlich weiterentwickeln können und an weitere Prozesse und deren Tools technisch anbinden können. So kann noch weiter Mehrwert aus einem CLM gezogen werden.  

• Qualität & Compliance: Weniger Fehler, konsistente Vertragsstandards und verbesserte Auditfähigkeit.

• Nutzerakzeptanz: Hoher Nutzen bzw. sinnstiftender Mehrwert für den Fachbereich und positives Feedback von den Nutzern sind entscheidend für nachhaltigen Erfolg. Damit kann die positive Sogwirkung die Nutzungsrate günstig beeinflussen. Im besten Fall springen auch andere Fachbereich außerhalb von Legal & Compliance mit auf die technische Lösung auf.  

• Finanzielle Effekte: Kosteneinsparungen durch geringeren Ressourcenbeanspruchung und eine schnellere Time-to-Contract oder verkürzte Delivery-Time der juristischen Abteilung in internen Unternehmensprozessen.

BC: Mit Blick auf die rasanten technologischen Entwicklungen: Was würden Sie einer jungen Abiturientin raten, deren Berufswunsch es ist, Legal Counsel in einem großen Unternehmen zu werden?

Hawle: Mein Rat wäre: Denke nicht nur wie eine Juristin, sondern wie eine Gestalterin der Zukunft, welche die Grenzen der Rechtsabteilung interdisziplinär durchbrechen kann. Die Rolle des Legal Counsel verändert sich rasant – neben sehr guten Rechtskenntnissen sind Technologie, Daten und ein gutes Business-Verständnis genauso wichtig. Den Mehrwert anderer Disziplinen im Unternehmen klar sehen, einbeziehen und nutzen, um die Arbeit des Juristen jeden Tag weiterzuentwickeln.

• Baue digitale Kompetenz auf: Verstehe, wie KI, Automatisierung und Datenanalyse die Rechtswelt prägen. Das macht dich zur strategischen Partnerin, nicht nur zur Risikomanagerin.

• Lerne die Sprache des Business: Juristische Expertise ist der Kern, aber die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte in klare, umsetzbare und verständliche Empfehlungen zu übersetzen, macht den Unterschied.

• Bleib neugierig und mutig: Die spannendsten Chancen entstehen dort, wo Recht, Technologie und Innovation zusammenkommen. Sei bereit, Neues auszuprobieren und dich ständig weiterzuentwickeln.

Kurz gesagt: Die Zukunft gehört denen, die Recht nicht nur anwenden, sondern mitgestalten – und Technologie kann dabei dein stärkster Hebel sein.“

BC: Abschließend: das wird Ihr erstes Mal bei uns in Wien auf der Bühne sein – Glückwunsch dazu! Warum ist es in Ihren Augen wichtig, sich auch live zu begegnen und worauf freuen Sie sich am meisten?

Hawle: Gerade in einer digitalen Welt ist das persönliche Treffen unverzichtbar – weil Vertrauen, Energie und echte Verbindungen nur live entstehen, weil wir am Ende immer Menschen sind. Auf der Bühne in Wien freue ich mich besonders auf den direkten Austausch, die spontanen Fragen, die ehrlichen Reaktionen und die Chance, gemeinsam Ideen weiterzudenken und sich gegenseitig zu inspirieren.

Virtuelle Meetings sind effizient, aber sie ersetzen nicht das Gefühl, Teil einer Community zu sein, die sich für die gleiche Vision begeistert. Und ehrlich: Ich freue mich auch auf die Wiener Atmosphäre – Inspiration gibt es nicht nur in den Sessions, sondern auch im Gespräch bei einem Kaffee.

BC: Herzlichen Dank für dieses offene und reflektierte Gespräch – und für die klaren Impulse. Wir freuen uns, Sie zur Vienna Legal Innovation persönlich zu begrüßen!

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