Vom Buzzword zum Nutzen: KI-Projekte in der Vergabe richtig angehen

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KI kann Vergabeprozesse beschleunigen, Datenqualität verbessern und Entscheidungsgrundlagen liefern. Automatisierte Analysen, Textklassifikation und intelligente Suchfunktionen helfen, komplexe Ausschreibungen schneller zu bearbeiten.

Gleichzeitig sind rechtliche Vorgaben, Datenschutz und Nachvollziehbarkeit entscheidend. Ohne klare Zieldefinition und qualifiziertes Projektmanagement besteht die Gefahr, dass KI nur als Buzzword eingeführt wird ohne nachhaltigen Nutzen.

Erfolgsfaktor: Teamwork und die richtigen Fragen

Der Einbau von KI in bestehende Prozesse ist nicht nur eine Frage der Technologie. Eine Analyse der Ansprüche und Zielsetzungen stellt sicher, dass die Einbindungen einen aktiven Nutzen erzeugen kann, anstatt dass „ins Leere“ integriert wird. Hierbei ist eine interdisziplinäre Zusammenarbeit zwischen der eigenen IT, Rechtsabteilung und Anwendungsszenarien, aber auch Grenzen genau festgelegt werden. In dieser Projektphase sollten neben den konkreten Anwendungsfällen Aspekte des Hostings, der Datenzugriff, Integrationsszenarien sowie der mögliche Zugriff auf weitere Tools diskutiert und geplant werden.

Tiefer recherchieren statt oberflächlich automatisieren

Ein weiteres Kernthema ist die Qualität der Informationsbeschaffung. KI kann große, frei zugängliche Datenquellen durchsuchen („Deep Research“) oder auf einen gepflegten, aber auch begrenzten eigenen Datensatz zugreifen. Egal welche Variante gewählt wird, die Auswahl und Bewertung der Ergebnisse erfordert weiterhin Fachkompetenz. Systeme sollten daher so gestaltet sein, dass sie Entscheidungsträger*innen unterstützen und nicht ersetzen. Eine möglichst offen gestaltete Integration stellt es Mitarbeitenden frei, wann und in welcher Form sie KI einsetzen wollen. Dies kann von sehr spezifischen Anforderungen, wie dem Verfassen einer Leistungsbeschreibung nach aktuellen Best-Practice-Beispielen, bis zu allgemeinen Themen, wie der Zusammenfassung aktueller Markt- und Anbieterinformationen zu einem gewünschten Produkt, reichen.

Ein praxisnahes Werkzeug

Eine KI-Integration in eine bestehende Systemlandschaft sollte daher keinesfalls invasiv erfolgen. Sie ist ein Werkzeug im Repertoire moderner Vergabestellen und kommt gezielt nach Urteil der Expert*innen zum Einsatz. Entsprechend sollte auch die Einbindung in die Software möglichst niederschwellig sein. Im AI BESCHAFFUNGSPORTAL der Administration Intelligence AG kann KI daher frei nach Kundenwunsch integriert werden.

Ein zentraler, verbundener Workflow anstatt vieler Insellösungen erlaubt es Vergabestellen KI immer genau dann einzusetzen, wenn sie benötigt wird.

Von der Technologie zum Mehrwert

Viele KI-Projekte drohen aufgrund mangelnder Planung zu scheitern oder zu Kostenfallen zu verkommen. Um das Potenzial dieser Technologie zugänglich zu machen ist eine Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner wichtig, damit Kosten und Nutzen im passenden Verhältnis stehen. Dadurch wird KI zum Werkzeug anstatt zum Selbstzweck.