Besser prompten im HR-Alltag. Lukas Wurm, KI Austria, im Interview

Business Circle: Eingangs etwas Persönliches: Sie haben KI Austria gegründet, was waren Ihre Beweggründe dafür und was waren die wichtigsten Meilensteine von der Gründung bis heute?

Lukas Wurm: Wir sind sehr technikaffin, experimentieren gern mit KI und beschäftigen uns intensiv damit. Dabei treibt uns eine Frage an: Was davon macht im direkten Arbeitsalltag wirklich Sinn? Wo hilft uns KI, produktiver zu arbeiten oder uns selbst besser zu organisieren, damit mehr Zeit für die Dinge bleibt, die uns wichtig sind?
Weil wir aus der Erwachsenenbildung kommen, wollten wir diese Erfahrung und Begeisterung in hilfreiche Lernangebote übersetzen. Wir wollen Menschen dazu befähigen, selbst zu beurteilen, wo KI ihnen etwas bringt, und sie für ihre eigene Arbeit sinnvoll einzusetzen.
Unsere wichtigsten Meilensteine sind, dass wir selbst mit jedem Training mitlernen, welche Inhalte unserer Zielgruppe wirklich helfen. Und dass wir die Bestätigung bekommen, dass das, was wir den Leuten beibringen, ihnen im Alltag wirklich hilft und sie sofort praktisch damit arbeiten können.
Ein persönlicher Meilenstein ist eine kleine Geschichte: In einem Training kam eine Dame auf mich zu, die wörtlich zu mir sagte: „Ich habe mich bis jetzt nicht getraut, dieses KI-Tool für mich zu nutzen. Ich habe immer meine Tochter oder andere in meinem Unternehmen gefragt, weil ich es mir selbst nicht zugetraut habe.“
Am Ende sagte sie sinngemäß: „Ich habe mir gedacht, heute wird es kompliziert und sehr anstrengend, weil ich mich mit Technik nicht so gut auskenne. Aber sogar ich habe es verstanden, und ich brauche jetzt nicht mehr meine Tochter dafür, um mir Dinge erklären zu lassen.“
Ich finde, solche Erlebnisse sind Meilensteine: wenn mir Leute berichten, dass sie nun wissen, wie sie KI persönlich im Arbeitsalltag einsetzen können, ohne jemand anderen dabei zu brauchen.

BC: Sie trainieren Unternehmen darin, KI im Arbeitsalltag sinnvoll einzusetzen. Jeder Hype flacht auch wieder ab. Wenn Sie in Unternehmen hineinschauen: Wo kann KI im Unternehmen, und speziell in der HR-Arbeit, produktiv eingesetzt werden und wird bleiben?

Wurm: Wir müssen den Leuten eine Fähigkeit mitgeben. KI kann prinzipiell in jedem Aufgabenbereich eine Hilfe sein. Die Frage ist immer: Welche Lizenz habe ich, und was darf ich damit machen? Die wenigsten wissen derzeit, wie sie KI einsetzen können und was alles damit möglich ist. Deshalb müssen wir uns auf Future Skills konzentrieren und den Leuten beibringen, wie sie ihre Arbeit am Computer sinnvoll mit KI steuern können.
Die KI-Tools werden sich ändern. Ich denke, wir werden in Zukunft mehr mit unserer Stimme unseren Computer steuern, und unsere KI-Tools werden mehr Berechtigungen haben als heute. Damit können wir Lerninhalte, Planungen, die Vorbereitung auf Mitarbeitergespräche und unsere Selbstorganisation effizienter gestalten. Dazu muss aber jede Person wissen, was produktives Arbeiten für sie bedeutet.
Eine Sache wird bleiben: Ich muss meine eigene Arbeit gut managen, brauche einen Überblick über meine Aufgaben und muss selbst entscheiden können, wie mir ein KI-Assistent am besten dabei hilft. Zurzeit sind wir noch ganz am Anfang. Wir lernen gerade erst, wie wir ein KI-Modell instruieren müssen. Als nächsten Schritt lernen wir, wie wir einzelne Arbeitsabläufe mit KI abbilden können. Mitarbeitende, auch im HR-Bereich, müssen dafür wissen, was das eigene KI-Tool kann und wie sie ihre Arbeitsprozesse damit besser bewältigen können.

BC: Gerade in HR gibt es zahlreiche Prozesse, die sich theoretisch hervorragend für KI eignen, so wie Stellenanzeigen, Bewerberkommunikation, Gesprächsvorbereitung, Learning, Reports oder Mitarbeiterbefragungen. Welche Use Cases halten Sie für relevant und wovon sollte man hinsichtlich KI in der Personalabteilung eher die Finger lassen?

Wurm: Diese Frage lässt sich für mich nicht pauschal beantworten, weil sie sehr individuell ist. Die Frage muss sein: Wo lohnt es sich für mich, eine Abkürzung zu nehmen, und wo nicht? Ich denke, dass wir in Zukunft Stellenanzeigen, Reports oder anderen Schriftverkehr nur noch selten selbst von Hand verfassen werden. Auch Bewerberkommunikation und Lerninhalte können teilweise oder ganz von KI erstellt werden.
Wir befinden uns in einer wunderbaren Zwischenzeit, in der wir selbst entscheiden können: Was lohnt sich wirklich? Künstliche Intelligenz suggeriert erst einmal, dass ich ein Learning oder andere Inhalte schneller erstellen kann. Aber die Frage ist: Was macht das Ergebnis besser? Und wer liest die Reports überhaupt noch, die ich erstelle? Ich denke, KI kann sich für all diese Aufgaben sehr lohnen. Ein großes Problem wird aber sein, dass wir in Zukunft viel mehr überprüfen müssen, weil wir viel mehr Material und Output produzieren.
Da wir nach wie vor hauptsächlich mit Menschen arbeiten, ist für mich die Arbeit mit Menschen das Wichtigste. KI muss uns dabei assistieren: damit Lerninhalte den Menschen besser helfen, Gesprächsvorbereitungen die Gespräche besser machen und die Bewerberkommunikation persönlicher wird. Wir raten davon ab, KI als halbherzige Abkürzung zu nutzen, die Prozesse einfach nur beschleunigt, aber wertlos macht.
Es geht also für uns nicht um die Frage, welche Aufgaben sich mit KI lohnen, sondern darum: Wie verbessert der Einsatz von KI das Ergebnis, an dem ich arbeite? Es kann sein, dass eine händisch geschriebene E-Mail am Ende des Tages für jemanden der bessere Weg ist.
Zurzeit ist es das Wichtigste, dass Leute lernen, wie Lerninhalte und die Dinge, die sie normalerweise tun, mit KI besser werden können. Obwohl wir alle unter Zeitdruck stehen und viel zu viele Aufgaben haben, müssen wir selbst entscheiden: Welche Beschleunigung und welche Abkürzung wähle ich nun bewusst mit künstlicher Intelligenz? Die wenigsten wissen derzeit genau, wie sie das praktisch abbilden können. Deswegen stehen wir hier noch sehr am Anfang. In der jetzigen Phase würde ich sagen: Probieren Sie aus und lernen Sie mit. Probieren Sie es überall, wo es geht, und lernen Sie mit der Technologie mit, denn es geht in einem rasanten Tempo voran.

BC: Daran anschließend: Wo ist der Break-even zwischen sinnvoller Automatisierung und einem Prozess, bei dem der Kontrollaufwand am Ende größer ist als die eingesparte Arbeitszeit?

Wurm: Mir persönlich kostet KI im Arbeitsalltag mehr Zeit, wenn ich nicht weiß, was ich hier tue. Mittlerweile kann ich aber sehr gut entscheiden, welche Aufgabe ich selbst mache und welche ich gemeinsam mit KI bearbeite. Ich habe schon so viele Stunden damit verbracht, dass mich die Erfahrung gelehrt hat, was sich mit KI lohnt und was nicht und wo die praktischen Grenzen liegen.
Am meisten lohnt es sich, keine KI zu verwenden, wenn es essenziell wichtig ist, sich selbst Raum und Zeit zum Denken zu nehmen, um eine Sache zu verstehen. Auch in Zukunft können wir nicht ersetzen, dass wir Dinge wirklich verstehen müssen, wenn wir sie lernen. Und dieses Verstehen braucht Zeit.

Das Prüfen KI-generierter Inhalte ist anstrengende Kopfarbeit. Und wird es bleiben.

BC: „Computer sagt ja“. Beim HR Data Strategy Day steht auch die Frage im Raum: „Wer führt wen?“. Sehen Sie die Gefahr, dass Führungskräfte dazu verleitet werden, im Denken und Entscheiden nachlässig zu werden?

Wurm: Ja, diese Gefahr ist sehr real. Ein KI-System kann so überzeugend klingen, dass man dazu neigt, seine Antwort für richtig zu halten – vor allem in einem Bereich, in dem man selbst unsicher ist oder weniger Erfahrung hat.
Langfristig sehe ich allerdings auch eine Gefahr auf der anderen Seite: Ich denke, Führungskräfte werden noch mehr nachdenken und noch mehr entscheiden müssen. Das Prüfen von Inhalten wird mehr, und damit auch die anstrengende Kopfarbeit. Wenn KI mehr administrative Tätigkeiten übernimmt, fallen auch Aufgaben weg, die einen Arbeitstag bisher zwischendurch leichter oder entspannter gemacht haben.
Kurzfristig werden manche Menschen vielleicht zu Nachlässigkeit und Denkfaulheit neigen. Von einer Führungskraft würde ich aber erwarten, dass sie genügend Selbsteinschätzung hat, das eigene Denken reflektiert und sich selbst immer wieder hinterfragt. Sie muss erkennen können, wo sie selbst unsicher ist, und wichtige Entscheidungen selbst treffen.
Genau deswegen ist es wichtig, dass Führungskräfte verstehen, was diese Technologie kann und was sie nicht kann – vor allem diejenigen, die den Wandel anleiten sollen. Jede Führungskraft muss sich damit beschäftigen. Wir können sonst keinen Kulturwandel, kein Umdenken und kein Mitlernen gewährleisten, wenn Führungskräfte nicht ebenso praktisches Wissen über die Technologie haben.

BC: Im HR-Bereich arbeitet KI mit besonders sensiblen Informationen. Wie stellt man Datenschutz sicher? Und was ist Ihre Einschätzung, wie der Einsatz KI-gestützter Tools den Wettstreit zwischen Cybersecurity und Cybercrime beeinflusst?

Wurm: Man muss hier mit den Basics beginnen. Wir müssen den Leuten erklären: Was passiert mit den Daten, die verarbeitet werden, und wo verlassen sie unser Unternehmen? Jedes Unternehmen braucht eine eigene Richtlinie dafür, welche Daten Mitarbeitende in ihr KI-Modell eingeben dürfen. Dabei gibt es große Unterschiede zwischen einem selbst gehosteten KI-Modell, einer Firmenlizenz und einem kostenlosen Zugang zu ChatGPT oder anderen Tools. Wir erleben auch, dass kostenlose Zugänge verwendet werden mit der Begründung: „Ist doch nicht so schlimm, ich gebe eh nichts Persönliches ein.“
Für mich beginnt Datenschutz damit, dass Menschen verstehen, was mit ihren Daten passiert und ob und unter welchen Bedingungen sie zum Modelltraining verwendet werden. Diese Grundlagen müssen wir erklären.
Beim Wettstreit zwischen Cybersecurity und Cybercrime erwarte ich ein Katz-und-Maus-Spiel. Meine Sorge ist, dass KI Menschen mit wenig technischem Vorwissen Möglichkeiten für schädliche Aktivitäten eröffnet und die Hürden dafür senkt. Ich befürchte deshalb, dass Cybercrime noch deutlicher zunehmen wird.
Eines meiner größten Bedenken sind Deepfake-Anrufe, bei denen Menschen durch eine falsche Identität überzeugt werden sollen. Unternehmen werden beim Thema Sicherheit einiges tun müssen. Aber die Frage beschäftigt mich auch darüber hinaus: Wie schützen wir ältere Menschen oder Menschen, die mit der Technologie weniger vertraut sind? Wie bereiten wir sie auf einen Anruf vor, bei dem sie glauben, die Stimme ihrer Tochter zu hören? Ich habe den Eindruck, dass wir auf diese Problematik noch nicht ausreichend vorbereitet sind.
Ich glaube aber auch, dass wir uns anpassen und mit diesen Veränderungen umgehen lernen werden. Dabei wird es Höhen und Tiefen geben.

BC: Abschließend: Nur was man messen kann, kann man auch steuern. Welche KPIs nutzen Sie, um zu beurteilen, dass ein Unternehmen KI erfolgreich eingeführt hat: An eingesparten Stunden, an besseren Ergebnissen, an veränderten Prozessen oder daran, dass Mitarbeiter anfangen, ihre eigene Arbeit neu zu organisieren?

Wurm: Wir messen nicht die erfolgreiche KI-Einführung im Unternehmen, sondern den Lernerfolg unserer Trainings.

Mit einer erfolgreichen Einführung allein ist es nicht getan. Es muss ein kontinuierliches Lernen bleiben. Wir können nicht KI einführen und denken, ab dann herrscht Stillstand. Wenn wir von einer klassischen Einführung sprechen, etwa einem Basisseminar, ist für mich der größte Erfolg, wenn Mitarbeitende selbst Ideen entwickeln, wie sie ihre eigene Arbeit neu organisieren wollen.
Zeitersparnis ist dabei natürlich ein wichtiger Punkt. Viele berichten uns: „Für diese Arbeit hätte ich früher zwei Wochen gebraucht.“ Eine Person erzählte uns: „Für diese Arbeit hätte ich damals zwei Monate gebraucht, und jetzt war sie in zehn Minuten erledigt.“ Das sind persönliche Rückmeldungen zu einzelnen Aufgaben. In manchen Bereichen ist die Zeitersparnis extrem offensichtlich, in anderen fällt sie geringer aus.
Mein wichtigster Maßstab ist aber, ob Menschen begeistert und motiviert sind, mitzulernen und dranzubleiben. Denn es wird nicht dabei bleiben, dass wir einmal KI eingeführt haben. Der Wandel ist so viel schneller, als wir es bisher erlebt haben. Langfristig geht es deshalb auch um die Frage: Wie bleibe ich bei diesem ständigen Wandel dabei, obwohl ich dafür eigentlich keine Zeit habe? Und was sind die wichtigsten Informationen, die ich dafür brauche?

BC: Sehr geehrter Herr Wurm, Danke für das spannende Gespräch und für Ihre Einschätzung, dass es besser bleiben wird, manchmal auch selber zu denken. Wir freuen uns, Sie bald live auf unserer Bühne zu begrüßen!

© Fotos: Julia Dragosits & Business Circle

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