Die Erfolgsfaktoren eines erfolgreichen Chief Compliance Officers: Stefan May, A1 Telekom

Wenn KI auf die Führungskraft & die Compliance Abteilung trifft

Es ist immer wieder so, wie es auch so oft in der Geschichte passiert ist: Eine neue Technologie entwickelt sich; Es gibt kritische Stimmen und oft auch Ängste, dass der eigene Arbeitsplatz gefährdet ist. Auch gab es immer wieder Meinungen zu einem moralischen Werteverfall z.b. bei neuen Kommunikationstechnologien. Nichtsdestotrotz wurden im Endeffekt die neuen Technologien in den Alltag integriert und zur kulturellen Normalität. Was täten wir heute ohne Strom, Autos oder Robotern? Daher lasst uns auch diese Technology als Chance sehen und mit offenen Armen empfangen. Eine Chance zur Unterstützung der Compliance Abteilung, fast wie ein neue:r zusätzliche:r Mitarbeiter:in.

Wir haben die Initiative ergriffen und einen Compliance Chat Bot, mit dem Namen „Compli“ gemeinsam mit unserer IT entwickelt. Er bietet 24/7 Zugriff auf unseren Code of Conduct und unsere Richtlinien und hilft unseren Mitarbeiter:innen, mittels einem modernen und niederschwelligen User Interface, bei Compliance Fragen. Natürlich stehen wir als Compliance Team weiterhin bei komplexeren Fragestellungen zur Verfügung. Gut auch, dass ich oft an der Compliance Now teilgenommen hatte: In einem der Vorträge vor ein paar Jahren wurde erklärt wie sich Richtlinien oder Gesetzestexte in ein maschinenlesbares Format bringen lässt: Mittels einem Entscheidungsbaum, in welchem Entscheidungen mittels „Ja“ und „Nein“ Fragen getroffen werden. Genau diesen Entscheidungsbaum haben wir hinsichtlich unserer Geschenke und Einladungen Regeln in unseren Bot integriert und unsere Mitarbeiter;innen bekommen bei Fragen zu Geschenken und Einladungen eindeutige Entscheidungen, sofern sie die

gestellten Fragen mit „Ja“ und „Nein“ beantworten. (z.B. Ob wir uns gerade in einer Ausschreibung befinden) Nach ausgiebigen Friendly User Tests haben wir den Compliance Bot „Compli“ mit einer begleitenden Kommunikationskampagne ausgerollt. (z.B. haben wir den Bot für ein „Easter Egg“ verwendet und ein verstecktes Rätsel platziert) Der Erfolgsrezept haben wir dann in einem weiteren Schritt auch mit unseren Töchterfirmen im Ausland umgesetzt. Insgesamt machten wir nach Launch sehr positive Erfahrungen und bekamen auch sehr positives Feedback der User. Es ist jedenfalls wichtig sich mit der Technologie zu befassen und auch versuchen zu verstehen wie diese technisch funktioniert zumindest auf einem höheren Level. Auch in Zukunft wollen wir uns mit der Weiterentwicklung des Compliance Bots befassen und neue Möglichkeiten oder auch Compliance Prozesse integrieren.  

Faktor Technologie & Compliance

Also meiner Meinungen nach, kann KI und Technologie ein enormer Erfolgsfaktor für Compliance Abteilungen sein. Nichtsdestotrotz dürfen oder müssen wir weiterhin kritisch gegenüber den Ergebnissen bleiben. Die Technologie ist ein Tool, darf und kann uns aber nicht das Denken und Feingefühl für schwierige Entscheidungen abnehmen. Der Mensch bleibt weiterhin im Mittelpunkt. Als Chance sehe ich Technologie und insbesondere KI als eine Unterstützung und auch unmittelbar als eine Arbeitserleichterung, also auch die Chance, dass wir uns auf die wesentlichen strategischen Aufgaben der Compliance fokussieren können. Trotzdem wachsam und kritisch hinsichtlich des Outputs bleiben. Wichtig ist auch die Themen möglicher Herausforderungen wie z.B. Datenschutz oder IT-Sicherheit transparent zu kommunizieren bzw. zu mitigieren.

Wie geht man mit aktuellen Managementherausforderungen in den instabilen Zeiten um?

Ja, insgesamt befinden wir uns sicherlich in einer Umbruchphase, der wirtschaftliche Druck steigt und die KI wird immer mehr in den Unternehmensalltag integriert werden. Dies wird sicherlich große Auswirkungen auf die Unternehmen und Arbeitnehmer:innen haben. Aber wie gesagt, Umbrüche können immer wieder auch Chancen sein und hier hilft uns auch das Konzept der Agilität und Resilienz. Also wie begegnen wir den Herausforderungen? Einerseits hilft es sicherlich „flexibel“ zu bleiben und einen „kühlen“ Kopf zu bewahren. Planungen also auch kurzfristig zu ändern und wenn etwas nicht wie geplant klappt es nochmal auf andere Weise zu versuchen. Und nicht zuletzt resilient in stressigen Zeiten bleiben und ggf. sich auch Alternativpläne überlegen.

Sehr wichtig bleibt es dennoch Compliance und eine gute Integritätskultur weiterhin als strategischen Erfolgsfaktor im Unternehmen zu platzieren. Wir dürfen es nicht zulassen, dass Unternehmen aufgrund des Erfolgsdruck in dubiose Geschäftspraktiken abgleiten. Auch hier setzen wir weiterhin auf starke Kommunikation, am besten auch immer wieder in direkter analoger Form und nicht nur digital.  

Fehlerkultur ist gleich Lernkultur

Wie man aus eigenen Fehlern die besten Learnings für die Zukunft mitgenommen hat

Eine interessante Frage! Am Anfang ist es das Wichtigste, dass man anfängt neue Dinge umzusetzen und nicht daran denken, was alles schiefgehen kann und welche Fehler passieren können. Das blockiert enorm. Also insofern hilft wahrscheinlich sogar eine gewisse Naivität um ins „Doing“ zu kommen. Ich finde auch eine Grobplanung der Tasks sehr hilfreich, um auch selbst ein Gefühl zu bekommen, was alles zu tun ist und mit welchen Kolleg:innen wir reden müssen. Und natürlich brauchen wir Unterstützung hinsichtlich der Ressourcen, insbesondere der IT Abteilung. Je weiter oben wir hier ansetzen, desto mehr Unterstützung werden wir auch bekommen, sofern wir die Entscheidungsträger von unserm Plan überzeugen können.

Im Wesentlichen geht es aber nicht nur um „Fehler“ sondern immer darum: Wie können wir es besser machen? Oft helfen einem ja schon kleine organisatorische Tricks um den eigenen Arbeitsalltag leichter zu gestalten. Auch hier kann einem die KI sehr gut unterstützen, der Co-Pilot hat Zugriff auf alle e-mails und Kalenderdaten und kann einem bei der Organisation helfen.

Faktor Team - wie kann ich die Teammotorik in diesen instabilen Zeiten stärken und ein positives Mindset weitergeben    

Das Team ist einer der wichtigsten Faktoren für erfolgreiche Compliance Arbeit. Gut ist es sicherlich, wenn das Compliance Team beständig bleibt und es nicht zuviele Wechseln gibt. Wir hatten ja die letzten 20 Jahre ein sehr beständiges Team mit meinem sehr geschätzten Kollegen Rudi Schwab. Die Erfahrung, die ich in den letzten Jahren machen konnte, um eine starke Performance im Team zu bekommen ist, dass eine gegenseitige Wertschätzung und auch eine gewisse Aufmerksamkeit zu den Stärken des Teams von hoher Bedeutung ist. Idealerweise sollten Mitarbeiter:innen hinsichtlich ihrer Stärken eingesetzt werden, nur so können sie auch eine optimale Performance bringen. Eine gewisse organisatorische und zeitliche Planung der Aufgaben und Projekte ist die gelebte Praxis.

Aus meiner Sicht sollte die Führungskraft die Rolle des Coachs einnehmen, Dinge hinterfragen, aber trotzdem Freiraum geben, damit sich Kreativität entfalten kann. Im Falle, dass Mitarbeiter:innen bei der Umsetzung von Themen nicht weiterkommen, sollte die Führungskraft unterstützend tätig werden.

Das positive Mindset sollte sein: Wir machen das und probieren einfach, wie weit wir kommen; Wenn es nicht funktioniert, probieren wir Alternativwege. Fehler machen ist ok, trotzdem reflektieren, wie diese in Zukunft vermieden werden können.

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