Stille Millionen: Wie Konzerne Quellensteuer-Leakage legal reduzieren

Dividenden, Zinsen und Lizenzzahlungen fließen in internationalen Konzernen täglich über Grenzen – und an jeder Grenze besteht das Risiko, dass ein Teil davon als Quellensteuer hängen bleibt. Für viele Unternehmen ist das Ausmaß dieser WHT-Leakage eine Dunkelziffer: keine zentrale Übersicht, keine systematische Rückforderung, keine dokumentierte Entlastungsstrategie. Dabei sind die Beträge substanziell – und ein erheblicher Teil davon ist legal vermeidbar.

Der PPT: Neue Spielregeln für alte Strukturen

Das OECD-Multilaterale Instrument (MLI) hat mit dem Principal Purpose Test (PPT) eine Generalklausel in die meisten Doppelbesteuerungsabkommen eingefügt: Abkommensvorteile können versagt werden, wenn einer der wesentlichen Zwecke einer Struktur die Erlangung eben dieses Vorteils war. Viele Länder sehen zudem nationale Missbrauchsbestimmungen vor. Finanzbehörden prüfen heute, ob Holdinggesellschaften eigene Mitarbeiter und Entscheidungskompetenzen haben, ob es wirtschaftliche Gründe für die Struktur gibt und ob die empfangende Gesellschaft tatsächlich wirtschaftliche Eigentümerin der Erträge ist. Strukturen, die vor einigen Jahren noch sicher waren, stehen heute unter dem Verdacht der fehlenden Substanz.

Möglichkeiten der Entlastung

Für die Quellensteuerentlastung kommen zwei Wege in Frage: Die Entlastung an der Quelle ist der effizienteste Weg, setzt aber aktuelle Ansässigkeitsbescheinigungen und Substanznachweise voraus. Zum Teil muss die DBA-Anwendung gesondert beantragt werden. In der Praxis ist man leider oftmals auf nachträgliche Erstattungsverfahren angewiesen, vor allem im Zusammenhang mit nicht eingeplanten Quellensteuerabzügen auf Dienstleistungen. Hier schlummert viel Potential, allerdings auch Risiko. Die nachträgliche Erstattung kostet Liquidität, die Auseinandersetzung mit ausländischen Finanzverwaltungen viel Zeit und Geld und bei Fristversäumnis oder falscher Beantragung kann der Erstattungsantrag gänzlich ins Leere gehen. Bei korrekt abgeführten Quellensteuern ist zudem immer darauf zu achten, dass eine allfällige Anrechnung im Ansässigkeitsstaat mit dem Anrechnungshöchstbetrag limitiert ist und gegebenenfalls nicht die gesamte abkommenskonforme Quellensteuer verwertet werden kann.

Prozess schlägt Struktur

In vielen Konzernen sieht die Realität so aus: manuelle Abläufe, eine zentrale Übersicht über offene Rückforderungsansprüche fehlt, und Einreichfristen für Erstattungsanträge werden schlicht versäumt – nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil kein System sie überwacht. Das Ergebnis: Entlastungsansprüche verfallen ungenutzt.

Automatisch ausgefüllte Rückerstattungsanträge, eine gute TP-Dokumentation, aus der auch die notwendigen Substanznachweise ersichtlich sind, Fristenmonitoring, digitales Anrechnungs- und Erstattungs-Tracking, Dokumentation von Steuerbelegen, proaktive Vertragsgestaltung und Zusammenarbeit mit Vertragspartnern können die Quellensteuer-Leakage massiv reduzieren.

Drei Fragen für den Einstieg

Fragen, die sich CFOs und Steuerverantwortliche jedenfalls stellen sollten: Haben Ihre Zwischenholdings eigenes Personal, eine nachweisbare wirtschaftliche Funktion– und ist das ausreichend dokumentiert? Wissen Sie, wie viel Quellensteuer im letzten Geschäftsjahr nicht rückgefordert wurde? Sind Quellensteuern im Jahresabschluss korrekt berücksichtigt – Rückstellungsrisiko bei Versagung vorgenommener Entlastungen an der Quelle, Werthaltigkeit von Steuerforderungen, Abbildungsverpflichtung im Anhang etc? Wer auch nur eine dieser Fragen nicht sicher beantworten kann, hat Handlungsbedarf.