Von Excel zu Exzellenz

Mehr als 30 Jahre lang lief die Konzernkonsolidierung bei Gebrüder Weiss über Excel. Das funktionierte – bis das Unternehmen so gewachsen war, dass manuelle Schritte, individuelle Logiken und Insellösungen irgendwann nicht mehr mithalten konnten. Genau an diesem Punkt setzt die gemeinsame Session von Philipp Potomak und Christoph Mertens beim CEO | CFO-Forum an:
Sie zeigen, wie ein traditionsreiches Unternehmen seine Finance Prozesse neu aufsetzt – und warum der Umstieg auf eine One Finance Plattform ein echter Kulturwandel ist.

Wenn Excel nicht mehr Schritt hält

Excel war lange der treue Begleiter: flexibel, schnell einsetzbar, vertraut. Doch mit steigendem Datenvolumen, wachsender internationaler Struktur und höheren Anforderungen an Transparenz stießen die bisherigen Prozesse an Grenzen. Viele manuelle Schritte, unterschiedliche Datenlogiken und ohne großes Automatisierungspotential machten Abschlüsse zunehmend mühsam.

Die Erkenntnis: Für die nächsten Jahrzehnte braucht es eine konsistente Datenbasis, skalierbare Prozesse und Werkzeuge, die moderne Finance Organisationen wirklich unterstützen.

Der Weg zur One Finance Plattform

Der Wandel begann mit einer klaren Vision: Eine integrierte Plattform zu schaffen, die Reporting, Konsolidierung und Steuerungsprozesse verbindet.

Dazu definierte Gebrüder Weiss zunächst fachliche Anforderungen und evaluierte mehrere Software  und Beratungspartner. Auf dieser Basis entstand die Entscheidung für CCH Tagetik als zentrale Plattform – weniger als Toolwechsel, sondern als Fundament für ein harmonisiertes, global anschlussfähiges Finance Ökosystem.

Wichtig war auch der Blick auf Governance: Wer übernimmt welche Rolle? Wie lassen sich Buchungslogiken, Workflows und Verantwortlichkeiten vereinheitlichen? Diese Weichenstellungen bildeten das Rückgrat für alle weiteren Schritte.

Umsetzung mit starkem Coaching Fokus

Die Einführung folgte einem strukturierten Fahrplan – Analyse, Konzeption, Implementierung, Testläufe und Go Live. Was das Projekt besonders machte: Der Coaching Ansatz. Die Fachbereiche wurden nicht „bespielt“, sondern aktiv eingebunden.

So übernahmen Teams eigene Umsetzungspakete, lernten das System früh kennen und bauten Vertrauen in die neue Arbeitsweise auf. Parallel wurden zentrale Prozesse automatisiert: die Anbindung an SAP S/4HANA, die Übernahme von Stammdaten sowie standardisierte Mappings für Konten, Bewegungsarten und Profit Center.

Auch bei der Konsolidierung änderte sich der Arbeitsmodus: visuelle Workflows, Validierungen, klare Prozessschritte und kollaborative Funktionen sorgten für mehr Struktur und weniger operative Reibung.

Was heute anders – und besser – läuft

Mit dem Go Live erreichten Gebrüder Weiss wichtige Exzellenz Meilensteine. Konsolidierungsprozesse sind nachvollziehbarer, Datenflüsse stabiler, und Reporting Aufwände deutlich geringer. Fachanwender profitieren von klaren Validierungen, automatisierten Schnittstellen und einem strukturierten Self Service Ansatz im Reporting.

Zentral waren dabei mehrere Learnings:

• Kleine, modulare Schritte sind nachhaltiger als ein Big Bang Ansatz.

• Fachliche Silos früh aufzubrechen lohnt sich.

• Gute Governance und klare Richtlinien sind der Schlüssel für hohe Datenqualität.

• Coaching stärkt nicht nur das Systemverständnis, sondern auch die Akzeptanz.

Die Transformation zeigt: Der Wechsel weg von Excel ist weniger ein technisches Upgrade – er ist eine Weiterentwicklung der gesamten Finance Organisation. Mit der One Finance Plattform hat Gebrüder Weiss eine Basis geschaffen, die Prozesse stabilisiert, Transparenz schafft und Raum für weitere Digitalisierungsschritte öffnet. Die Reise geht weiter – aber das Fundament steht.

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