Vom Prompt zum Workflow: KI und GenAI einsetzen. Nahed Hatahet im Gespräch

Nahed Hatahet, Digital- und AI-Transformationsexperte, beschäftigt sich seit vielen Jahren mit dem digitalen Arbeitsplatz der Zukunft und der Rolle des Menschen in technologischen Veränderungsprozessen. Nach seinem Interview zur Assistenzwelt von morgen ist er 2026 erneut bei der SUCCESS Konferenz von Business Circle dabei – diesmal mit zwei KIWerkstätten für Office Professionals. Im Gespräch geht es diesmal um die Entwicklungen der vergangenen Monate, um neue Kompetenzen im Umgang mit KI, um Datenschutz und Compliance sowie um die Frage, wie aus einfachen Prompts echte KI-Sparringpartnerinnen für den Arbeitsalltag werden können.  

Business Circle: Sehr geehrter Herr Hatahet, in unserem letzten Interview haben Sie davon gesprochen, dass KI die Arbeitswelt der Zukunft massiv verändern wird, insbesondere auch die Rolle von Assistentinnen und Office Professionals. Wenn Sie heute auf diese Entwicklung blicken: Was ist seither eingetreten und was hat Sie vielleicht sogar überrascht?

Nahed Hatahet: Seit unserem letzten Interview im Jahr 2024 hat sich natürlich richtig viel getan. Ich habe letztes Jahr bereits in meinem SUCCESS 2025 Workshop gezeigt, wohin sich der Markt mit Assistenzsystemen, Agenten, autonomer KI sowie Avataren entwickelt. Früher ging es vor allem ums Prompten: also darum, die richtigen Fragen zu stellen, um bessere Antworten zu bekommen. KI wurde dabei als Assistenzsystem genutzt, das einem im täglichen Arbeitsleben hilft und produktiver macht. Heute geht es stark darum, KI agentenbasiert und autonom zu nutzen. Also um KI-Systeme, die mir mit dem Wissen meines Unternehmens als KI-Sparringpartner zur Verfügung stehen. Ich stelle nicht mehr allein die Fragen, im Gegenteil: Meine KI-Sparring-Kollegin stellt mir die richtigen Fragen und hilft mir, meine Ziele schneller zu erreichen. Im Positiven hat mich tatsächlich überrascht, wie einfach es mittlerweile ist, einen eigenen Agenten zu erstellen. Prinzipiell kann jeder von uns mit wenig Aufwand bereits einen einfachen Agenten aus bestehendem Wissen erstellen.

BC: Viele sprechen heute noch vom „Prompten“. Wird die Fähigkeit, KI gut zu beauftragen, künftig so selbstverständlich sein wie der Umgang mit Excel, oder verschiebt sich der Fokus bereits vom bloßen Fragenstellen hin zum echten Sparring mit KI?

Hatahet: Genau da sehe ich das große Potenzial, auch wenn viele KI auch heute noch als klassische „Fragen-Antworten-Maschine“ nutzen. Wie bereits angesprochen sehe ich vor allem das echte Sparring mit verschiedenen Wissens-Agenten im Unternehmen als den großen Mehrwert. Diese führen einen und helfen, selbst wenn man bei Fragestellungen unkreativ ist. Die KI kann in einem Sparring-Modus die richtigen Fragen stellen und die Anwenderinnen unterstützen, das gewünschte Ziel zu erreichen. Weiter können autonom agierende Agenten, die etwas komplexer sein können, Anwendungsfälle im Unternehmen eigenständig abwickeln und je nach Bedarf den Menschen ins Boot holen („Human in the loop“). BC: Wenn KI immer mehr Routineaufgaben übernimmt, stellt sich auch die Frage nach den menschlichen Fähigkeiten. Welche Kompetenzen werden durch KI nicht unwichtiger, sondern im Gegenteil noch wichtiger? Hatahet: Es ist immer wieder amüsierend, wenn man die Frage nach zukünftigen Fähigkeiten von Menschen im KI-Zeitalter gestellt bekommt. Die Antwort ist relativ einfach, wie ich selbst aus Erfahrung lernen musste: Ich weiß es nicht, denn während wir uns hier miteinander austauschen, verändert sich bereits alles und damit auch die Anforderungen an die Fähigkeiten der Zukunft. Ich habe dafür auch keine Glaskugel zur Verfügung. Aber eines kann man sehr wohl sagen: Wir brauchen Menschen, die bereit und in der Lage sind, sich laufend veränderten Arbeitsbedingungen anzupassen. Meiner Meinung nach gibt es aber konkret eine weitere Fähigkeit, die immer wichtiger wird und unterschätzt wird: Es ist die Urteilskraft und digitale Mündigkeit des Menschen, der vor der Maschine sitzt und die Ergebnisse zu beurteilen hat. Nicht zuletzt bei wichtigen Entscheidungen, die eine KI vorbereitet hat.

BC: „Computer sagt ja“ reicht also nicht. Wie müssen wir im KI-Zeitalter kritisches Denken, Urteilsfähigkeit und Qualitätsbewusstsein trainieren, damit Menschen gute Entscheidungen treffen und nicht nur gute Antworten übernehmen?

Hatahet: Das kann ich nur allgemein beantworten, da es dabei auf den eigentlichen Anwendungsfall ankommt. Im KI-Zeitalter betreiben Unternehmen individuell regulierte KISysteme, um damit Entscheidungen autonom und nachvollziehbar – ohne Menschen – treffen zu können. Es wird aber viele Situationen geben, in denen eine solche autonome Entscheidung von KI-Systemen nicht getroffen werden kann oder nicht erwünscht ist. Dafür braucht es den Menschen. Denn Menschen müssen mit ihrem Expertenwissen verstehen, wie Maschinen Ergebnisse produzieren, auf welchen Daten diese beruhen und wie diese Ergebnisse einzuordnen sind. Darauf basierend kann der Mensch dann die richtige Entscheidung treffen und diese auch begründen. Hier geht es vor allem auch um rechtliche Verantwortung und Nachvollziehbarkeit. Unternehmen und deren HR müssen sich daher genau auf diese benötigten Fähigkeiten konzentrieren und diese Kompetenzen ihrer Mitarbeiterinnen stärken.

BC: Gerade in Assistenz-, Office- und HR-Bereichen wird mit hochsensiblen Informationen gearbeitet: Bewerbungsunterlagen, Personalakten, vertrauliche Dokumente, Managementinformationen oder interne Entscheidungsgrundlagen. Wo liegen aus Ihrer Sicht die größten Risiken beim Einsatz generativer KI und wo verlaufen die roten Linien aus Datenschutz-, Sicherheits- und Compliance-Sicht?

Hatahet: Die Antwort ist sehr einfach und eigentlich klar: Unternehmen dürfen KISysteme in solchen Fällen nicht einfach einschalten und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Das wäre sehr riskant. Es geht hier um KI-Governance, KI-Datenschutz und KI-Compliance. Wie für jede andere Software in einem Unternehmen muss man auch für KI genau darauf achten und die entsprechenden Rahmenbedingungen schaffen. Es geht, wie ich seit Jahren immer wieder hinweisen darf, um Folgendes: Bitte keine KI ohne Plan und Klarheit. Weiter will ich darauf hinweisen, dass KI kein Produkt ist, sondern ein neues Ökosystem, auf dem alles aufbauen wird. Umso wichtiger ist es, das Risiko zu minimieren. Ich selbst fasse all diese Themen unter dem Überbegriff „KI-Governance“ zusammen. In meiner Beratung geht es neben den technischen Aspekten und Möglichkeiten vor allem aber darum, die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen.

KI von der Frage-Antwort-Maschine zum Sparring-Partner machen

BC: Der nächste Entwicklungsschritt sind nicht mehr nur einzelne Chats, sondern persönliche KI-Sparringpartnerinnen, eigene GPTs, Copilot-Agenten oder dokumentenbasierte Assistenten. Was bedeutet das konkret für Office Professionals und welche Chancen entstehen, wenn KI den eigenen Arbeitskontext besser versteht?

Hatahet: Es bedeutet, dass Office Professionals verstehen müssen, dass KI keine „Frage-Antwort-Maschine“ ist, sondern vielmehr ein kreativer Gesprächspartner, der meinen Arbeitskontext versteht und mich massiv unterstützen kann. Die Kunst dabei ist es, zu lernen, wie man eben mit KI einen solchen Sparringpartner schafft. Das geht mit geschickten Prompt- Techniken, aber noch viel besser mit Agenten und einem Agenten-Systemprompt, der aus einem Agenten dann einen Sparringpartner macht. Dem Agenten kann ich noch spezielles Wissen mitgeben und ihn allen Office Professionals per Knopfdruck zur Verfügung stellen. Dabei muss es sich nicht unbedingt immer um einen Agenten handeln, es können auch mehrere sein – mit ganz speziellen Aufgaben und speziellem Wissen. Darin liegt die eigentliche Beratungskompetenz: also darin, zu beraten, wie ich mit Agenten Prozesse neu, anders gedacht und ohne großes Benutzerwissen so bereitstellen kann, dass Menschen noch produktiver sind und entlastet werden. Die Kunst wäre dabei, dass der Benutzer nicht verstehen muss, was mit einem KI-Sparring gemeint ist, sondern der Agent das einfach macht. Natürlich können die verschiedenen Agenten sich gegenseitig ebenfalls einschalten, um die Ziele und Wünsche ihrer Nutzerinnen zu erfüllen.

BC: Kann KI helfen, Überlastung und Burnout zu reduzieren, weil sie Menschen entlastet oder droht genau das Gegenteil, weil die Erwartung entsteht, mit KI noch mehr Output in noch kürzerer Zeit liefern zu müssen?

Hatahet: Seitdem ich in der Branche tätig bin, höre ich immer wieder, dass Technologie den Menschen produktiver macht, um dann mehr Zeit zu haben. Prinzipiell kann man das auch so denken, aber die Erfahrung hat gezeigt, dass ich in den letzten 30 Jahren zwar viel produktiver geworden bin, mehr Zeit habe ich aber nicht. Die Anzahl der Burnout Erkrankungen ist dabei massiv gestiegen. Das liegt einfach daran, dass Technologie dazu geführt hat, dass wir in weniger Zeit viel mehr erledigt bekommen - aber auch dazu geführt hat, dass es immer mehr wird und Technologie uns hilft, einfach nicht unterzugehen. Mit KI ist es nicht anders: Sie wird uns massiv produktiver machen und tut das auch, aber ob wir dann mehr Zeit haben werden, stelle ich massiv in Frage. Meiner Meinung nach ist das nicht so. Wir werden nicht viel mehr Zeit haben – ich meine, es wird diesmal nicht anders sein, wie uns ja auch die Geschichte lehrt. Unternehmen werden aber, rein aus kapitalistischer Sicht, schon versuchen, mit möglichst wenig Personal viel mehr zu erreichen. Auch das ist nichts Neues, aber mit KI und Agenten wesentlich effektiver und schneller umsetzbar. Das Problem ist dabei weder der Kapitalismus noch die KI selbst, das Problem ist das System selbst. Solange wir auf menschliche Arbeitsleistung fokussieren, die noch dazu sehr teuer ist, ist das einfach zu attraktiv, viele Menschen durch KI zu ersetzen. Unsere Politik hat dabei massiv versagt. Wir müssten eigentlich bereits an einer neuen Art von System arbeiten, in dem Menschen und KI ein wichtiger gemeinsamer Teil in einem Unternehmen sind. Als gemeinsames Ökosystem, ohne die wirtschaftliche Sicht auszublenden. Es kann nicht sein, dass die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens aufgrund der Personalsteuerpolitik darin liegt, massiv Personal einzusparen, wie wir es aktuell leider bereits stark bemerken. Die großen Konzerne arbeiten stark daran, viele Menschen durch KI zu ersetzen, wie wir das ja alle tagtäglich in der Presse lesen können. Aber auch hier: Das ist nichts Neues und war immer schon so, wenn neue Technologie gekommen ist. Im Endeffekt meine ich dennoch positiv: Es wird für all diese Herausforderungen eine gute Lösung geben und ich vertraue darauf, dass genug neue und andere Berufe mit KI entstehen werden, in denen Menschen eine sehr wichtige Rolle spielen werden. Die Geschichte zeigt dies sehr schön, zum Beispiel bei der Erfindung von Strom oder dem Internet: Diese Technologien haben im Endeffekt viele Berufe und Menschen bedroht, und es kam aber ganz anders – diese Technologien haben so viele Jobs geschaffen wie kaum etwas zuvor.

BC: Sie sind 2026 wieder bei der SUCCESS dabei und gestalten zwei KIWerkstätten für Office Professionals. Was möchten Sie den Teilnehmerinnen diesmal vor allem mitgeben?

Hatahet: Ich will den Teilnehmerinnen zeigen und vermitteln, was man unter KI-Sparring und KI-Agenten versteht, und praxisorientiert zeigen, wie Office Professionals die KI Möglichkeiten nutzen können, um ihren Arbeitsalltag produktiver zu machen. Wir alle haben zu viel Arbeit und können vieles in unserer Arbeitszeit nicht mehr abarbeiten. Die KI-Werkstatt macht begreifbar, wie wir mit KI effizienter werden. Dabei geht es nicht um bloße Theorie, es geht in meinen KI-Werkstätten, Beratungsformaten und Trainings vor allem darum, Dinge zu verstehen, auszuprobieren und zu begreifen. Die Teilnehmerinnen werden auch diesmal wieder mit einem erweiterten Horizont, neuen Ideen und mehr Verständnis nach Hause gehen. Eines meiner großen Zieledabei, Mehrwerte zu schaffen, Synapsen zu verbiegen und Menschen zu inspirieren. Wir werden also spielerisch lernen, wie uns KI-Sparring und Agenten am Arbeitsplatz unterstützen – wortwörtlich zum Angreifen und Fühlen anhand praktischer Anwendungsfälle. Das neue Format KI-Werkstatt wurde genau dafür geschaffen und ich darf verraten: Wir haben diesmal zwei Werkstätten vorbereitet. Einmal die KI-Werkstatt „Vom Fragen zum Sparring“, in der die Teilnehmerinnen lernen, was der Unterschied ist und wie man das erreichen kann – wie bereits erwähnt, direkt zum Ausprobieren und Angreifen. Weiter die KI-Werkstatt „Meine eigene KI-Sparringpartnerin“, in der Teilnehmerinnen erfahren, wie man aus Dokumenten, Ablagen und Wissen hilfreiche KIAgenten für den Office-Alltag entwickeln kann. Ebenfalls sehr praxisorientiert mit Anwendungsfällen, die beeindrucken werden – dafür garantiere ich.

BC: Und zum Schluss: Sie kennen die SUCCESS nun schon aus eigener Erfahrung. Was macht diese Konferenz aus Ihrer Sicht besonders, gerade für Menschen, die den modernen Office-Alltag aktiv mitgestalten?

Hatahet: Mein Slogan seit über 10 Jahren ist „Der Mensch im Mittelpunkt“ und dessen Zeit ist gekommen. Das verbindet mich seit mehreren Jahren mit der SUCCESS, die meiner Meinung nach genau das vermittelt und ebenfalls von Menschen geschaffen wurde. Persönlichkeiten die mit viel Engagement, Liebe und Leidenschaft daran arbeiten, dass Office Professionals einen echten Mehrwert erfahren. Etwas, das uns zutiefst verbindet. #EsgehtumdenMenschen

BC: Danke für das spannende Gespräch und das tolle Feedback, wir freuen uns schon sehr auf Ihren nächsten Auftritt bei uns!

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